En tant qu’entraîneur de chevaux, vous jonglez avec de nombreux documents : factures, contrats, compte-rendu vétérinaires, etc. Mais savez-vous combien de temps vous devez conserver chacun d’entre eux ? La réponse est essentielle pour vous mettre en conformité avec la législation et éviter les mauvaises surprises lors d’un contrôle fiscal.
Pourquoi l’archivage est-il important ?
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- Sécurité juridique : En cas de litige, vos documents peuvent servir de preuves.
- Obligations fiscales : Le fisc peut vous demander de justifier certaines dépenses ou revenus sur plusieurs années.
- Traçabilité : Un bon archivage facilite la gestion de votre écurie et vous permet de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
Les délais de conservation : une jungle ?
Les délais de conservation varient en fonction de la nature du document et de la réglementation en vigueur. Il est donc essentiel de connaître les règles applicables à votre activité.
Quelques exemples de délais :
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- Factures : 10 ans.
- Contrats de travail : 5 ans.
- Impôt sur le revenu et sur les sociétés : 6 ans.
Tous les délais : ICI
Les bonnes pratiques d’archivage :
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- L’archivage numérique : Une solution pratique et sécurisée pour stocker vos documents.
- La classification : Mettez en place un système de classement clair et logique pour retrouver facilement vos documents.
- La sécurité des données : Protégez vos documents contre les pertes, les vols et les cyberattaques.
Les avantages d’un logiciel de gestion d’écurie comme LOFAE
LoFaé peut vous aider à simplifier la gestion de vos documents. Notre logiciel permet de :
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- Centraliser toutes vos informations : Factures de vente et d’achats, données sur les chevaux, etc.
- Automatiser certaines tâches : Génération de factures, suivi des échéances, relances client.
- Sécuriser vos données : Stockage en France et certification Facture X.
L’archivage est une tâche essentielle pour tout entraîneur de chevaux. En respectant les délais de conservation et en adoptant les bonnes pratiques, vous vous assurez de la sécurité juridique de votre activité et vous gagnez en sérénité.
Nous sommes là pour vous aider à vous mettre à jour grâce à nos prestations de secrétariat.
Notre logiciel LoFaé vous permettra de numériser une grande partie de ces documents pour plus de sécurité, d’efficacité et surtout de simplicité.
